Con la aparición de la tecnología móvil y la puesta en marcha de redes móviles 3G y 4G, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación muy importante, casi al mismo nivel que las llamadas o los mensajes de texto. Sin embargo, puede llegar un punto en el que si no hacemos una buena gestión de nuestra bandeja de entrada, nos encontremos en una situación en la que la organización de la misma brille por su ausencia. A continuación proponemos tres sencillos consejos que nos ayudarán en esta tarea, haciendo de la consulta de correo electrónicos una actividad más eficaz. Estos consejos se aplican al servidor de correo electrónico de Google, Gmail, sin embargo, otros servidores como Outlook también disponen de las funciones que explicaremos a continuación.
El 1er. Consejo es el de establecer prioridades en la configuración de nuestra bandeja de entrada. Así, para estar seguros de que no se nos pasa ningún email que consideramos importante lo mejor es indicarle a Gmail que nos muestre primero los correos no leídos así como los más importantes. Solo tendremos que entrar en la Configuración de nuestro Gmail y buscar la pestañaRecibidos. Aquí seleccionaremos el tipo de bandeja de entrada que queremos, esto es, Prioritarios. Podremos modificar la configuración de esta nueva bandeja de entrada a continuación, sin embargo, por defecto la opción de “mostrar al principio” en la primera sección, los importantes y los no leídos viene marcada por defecto, por lo que no habría que modificarla. Aquí también podremos indicarle que en la bandeja de entrada se muestre el máximo de correos en la primera página, le indicaremos que nosmuestre un máximo de 50 elementos. De esta manera, podemos estar seguros de que no se nos pasará ningún email importante.
El segundo consejo que nos ayudará a gestionar nuestro correo en Gmail y que es bastante útil cuando lo utilizamos como herramienta de trabajo es el de guardar un cierto número de Respuestas estándar. Para ello, entraremos en la Configuración y buscaremos la pestaña Labs. Tendremos muchas opciones pero buscaremos la de Respuestas Estándar y le indicaremos que la queremos Habilitar. Acto seguido, nos dirigiremos a la parte inferior de la pantalla y pulsaremos sobre el botón Guardar Cambios. Nos volverá a llevar a nuestra bandeja de entrada. Una vez ahí pulsaremos sobre el botón deRedactar y, en el cuerpo del email, escribiremos lo que queramos que sea nuestra respuesta estándar. Una vez redactada, pulsamos sobre la flecha que se sitúa al lado de la papelera, y buscamos la opción de Respuesta estándar. Pulsaremos sobre Nueva respuesta prediseñada y nos preguntará por el nombre que le queramos dar, lo ponemos y la tendremos guardada para futuras ocasiones. Esto agilizará mucho la respuesta a ciertos emails que requieran la misma contestación.
El último consejo que nos ayudará a gestionar nuestra bandeja de entrada y liberarla de promociones que nunca leemos es el de cancelar las suscripciones a determinadas Newsletter o listas de correo que algunas empresas utilizan para promocionarse. Existen varias opciones, o bien cancelar la suscripción manualmente cada vez que nos llegue un email de este tipo, o bien, otra forma, más rápida, pero menos eficaz, es la de poner el buscador de Gmail “Cancelar Suscripción” o simplemente “Suscripción” y así aparecerán todos los emails que contengan estas palabras y podremos así estar seguros de encontrarlos todos, incluso los más antiguos. Por último también podremos indicarle a Gmail aquellos correos que no nos interesan al pulsar sobre la opción Marcar como Spam siempre que recibamos uno, Gmail automáticamente los mandará a la Papelera cuando lleguen.
Estos son algunos de los consejos que nos ayudarán a tener una bandeja de entrada más ordenada y a gestionar nuestro correo electrónico de una manera más eficaz.